#1 – Automatiseer taken dankzij een PMS
Een goed Property Management System (PMS) automatiseert een groot deel van je dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat je personeel veel minder tijd moet besteden aan administratieve taken. Het Bookingplanner PMS dashboard biedt je een duidelijk overzicht van je reserveringen waarin je makkelijk wijzigingen kan aanbrengen. Je hoeft dus niets manueel bij te houden in een boek! Het dashboard geeft je ook toegang tot automatisch gegenereerde lijsten en rapporten die je ondersteunen bij taken zoals kamers schoonmaken, gasten inchecken, het ontbijt voorbereiden, belastingen aangeven, cijfers analyseren … Het rapport toeristenbelasting, bijvoorbeeld, verzamelt alle nodige informatie voor een opgegeven periode, die je vervolgens in slechts 2 klikken kan exporteren!
Versnel het incheckproces verder door de Booking.com’s online check-in functionaliteit te activeren of door een zelfbedieningskiosk te koppelen aan Bookingplanner. Met een slimme kiosk in jouw ontvangstruimte kunnen gasten zelf in- of uitchecken op elk moment, zelfs wanneer je receptiemedewerker bezet of afwezig is. Voor check-ins die handmatig gebeuren, komen tools zoals de 365id scanner goed van pas! In slechts een paar seconden worden de persoonlijke gegevens van je gasten geverifieerd en opgeslagen in je PMS.
#2 – Koppel met de juiste partners
Onze software kan gekoppeld worden met een brede waaier aan integratiepartners die tijdbesparende diensten en tools bieden. Hier zijn enkele integraties die tijdrovende taken helpen versnellen en automatiseren:
- Key connect
Gebruik een leverancier van elektronische sleutelsystemen om je gasten snel toegang tot hun kamers te verlenen, met behulp van een fysieke sleutelkaart of via smartphone.
- Point of sales system
Hotels bestaan vaak uit meerdere verkooppunten: de receptie, de bar of het restaurant, de wellness, roomservice ... Met een POS-systeem kan je alle aankopen van een bepaalde gast of kamer centraliseren op één rekening.
- Revenue Management System
Een Revenue Management System zoals RoomPriceGenie or RevControl stelt meerdere malen per dag optimale kamerprijzen voor, die je automatisch kan uploaden naar alle gekoppelde boekingskanalen.
- Accounting connect
Automatiseer je facturatie & boekhouding en voorkom fouten door te integreren met een van onze boekhoudpartners. Door de automatische verwerking en uitwisseling van informatie besparen zowel jij als je boekhouder heel wat tijd (en dus geld)!
#3 – Vereenvoudig je betaalmethode
Het is sterk aan te raden om een Payment Service Provider (PSP) te gebruiken zoals Mollie of Stripe. Verbind die met je Booking Engine om rechtstreekse klanten de mogelijkheid te geven de betaling op voorhand uit te voeren of te autoriseren. Op die manier worden hun betaalgegevens al voor hun aankomst automatisch geverifieerd en veilig opgeslagen zodat je personeel er niet meer aan hoeft te denken. Klanten bij het in- of uitchecken vragen om te betalen is niet bepaald het leukste onderdeel van de job, dus waarom deze ongemakkelijke stap niet weglaten?
Indien gasten later wensen te betalen, kan je vanuit Bookingplanner de transactie eenvoudig uitvoeren of een betaalverzoek verzenden met één enkele klik. Het resultaat: je personeel verliest minder tijd met het verifiëren van creditcards of het afhandelen van no-shows, late annuleringen, chargebacks ...
#4 – Automatiseer de communicatie naar je gasten
Zoals je ongetwijfeld weet, vormt gastencommunicatie een belangrijk onderdeel van het runnen van een B&B, hotel of vakantiehuis. Elke reservering impliceert een aantal e-mails vóór, tijdens en na het verblijf: een bevestiging, een paar reminders, praktische info, upsell-berichten, een uitnodiging om een beoordeling achter te laten, nieuwsbrieven ... Met de mailingfunctionaliteit in ons PMS kan je e-mailtemplates creëren, personaliseren en automatisch laten uitsturen op het juiste moment!
Een van de belangrijkste communicatiemiddelen waarover je beschikt, is echter je officiële website. Zorg ervoor dat die gebruiksvriendelijk is, alle nodige informatie bevat en een eenvoudig rechtstreeks boekingsproces biedt. Dit zal het aantal telefoontjes en e-mails naar je accommodatie beperken. Om het jezelf nog makkelijker te maken, kan je een chatbot implementeren (met Quicktext) die 24/7 veelgestelde vragen kan beantwoorden.
Optimaliseer je manier van werken en bespaar een heleboel tijd
Wil je meer weten over de tijdbesparende software-oplossingen die wij bieden? Aarzel niet om contact met ons op te nemen via onderstaand formulier!
